Mi az adószám és kiknek jár?

Az adószám Magyarországon a Nemzeti Adó- és Vámhivatal által kibocsátott egyedi azonosító az alább felsoroltak részére:

• vállalkozási tevékenységet folytató magánszemélyek,
• jogi személyiséggel rendelkező gazdasági társaságok,
• jogi személyiséggel nem rendelkező gazdasági társaságok.

Adószám felépítése:

Az adószám 11 jegyű azonosító, amely három részből áll (kötőjellel elválasztva egymástól): xxxxxxxx-y-zz

1. rész (xxxxxxxx) = adózó nyolc jegyből álló egyedi azonosítója (törzsszám).
2. rész (y) = úgynevezett ÁFA kód.
3. rész (zz) = telephellyel kapcsolatos kód, azaz az adózó székhelye szerint illetékes területi adóhatóság kódja.

Az adószám ellenőrzése:

Mind számla kiállítóként, mind pedig befogadóként hasznos, ha partnerünkről a megfelelő és elérhető helyeken tájékozódunk.

Hazai adószámok ellenőrzése a NAV oldalon történik az Adóalanyok listái menüpont alatt.

Közösségi adószámok érvényességének lekérdezése az Európai Bizottság honlapján történik, ugyanakkor a közösségi adószámok érvényességének és azonosító adatok pontosságának megerősítését kérhetjük a NAV Központi Kapcsolattartó Irodájától telefonon (06-40-20-21-22), faxon (06-1-428-5424), levélben (1373 Budapest, Pf.: 561.) vagy e-mailben (clo@nav.gov.hu) az oldalról letölthető formanyomtatvány benyújtásával.

Amennyiben az adóhatóság már felfüggesztette vagy törölte egy cég adószámát, azt szintén a NAV oldalon található „Adószámok felfüggesztése” nyilvántartásból tudhatjuk meg.

A számla kiállítója ÁFA alany-e?

Az adózó adószámából tudhatjuk meg, hogy milyen jogállású az adózó az általános forgalmi adózás szempontjából, ugyanis az adószám a 9. számjegy az ÁFA kódja.

A termékértékesítést, szolgáltatásnyújtást végző illetve a terméket beszerző, szolgáltatást nyújtó adóalany ÁFA kódjai a következők lehetnek:

• alanyi adómentes adóalany = 1-es,
• adómentes tevékenységet végző adóalany (ÁFA törvény 85-86. §-ai szerinti tevékenységek)  = 1-es,
• általános szabályok szerinti adózó adóalany = 2-es,
• az egyszerűsített vállalkozói adózás alá tartozó (EVA) adóalany = 3-as,
• csoportos adóalanyiságot választó adóalanyok = 4-es, 5-ös.

Felhívjuk a figyelmet arra, hogy főszabály szerint csak 2-es, illetve 3-as ÁFA kódú adóalany által kibocsátott számla tartalmazhat áthárított ÁFA-t. Amennyiben 1-es ÁFA kódú adóalany által kiállított számla áthárított adót tartalmaz, célszerű további információkat kérni, ugyanis bizonyos esetekben helyes lehet az így kiállított számla is. Azonban mindenképpen körültekintést igényel a számlát befogadónál ez az esetkör.

Adószám felfüggesztése

A/ Mikor függeszthetik fel a cég adószámát?

Egyre több cég adószámát függeszti fel az adóhatóság, ami többek között már megtörténhet azért, mert a cég a számviteli beszámolóját nem teszi közzé a cégközlönyben, vagy ha a kézbesített adóhatósági irat két egymást követő alkalommal a címzett ismeretlensége miatt visszaérkezik, továbbá ha az adóhatóság számára bizonyossá válik, hogy az adózó a székhelyén, illetve a székhelytől eltérő központi ügyintézés helyén nem található. Ugyanígy járhat el az adóhatóság, ha a vállalkozás képviselőjét nem jelentik be az adóhatóságnál, vagy ha az illető nem található a megadott elérhetőségi helyen.

B/ Mivel jár a felfüggesztés?

A felfüggesztés ideje alatt a cég nem érvényesítheti ÁFA visszaigénylését, adó-visszatérítését és nem kaphat költségvetési támogatást sem.

Az adószám felfüggesztését követő 30 napon belül az adószámot a NAV törli, amely tényről tájékoztatja a cégbíróságot valamint az egyéb illetékes szerveket. A törlési határozat ellen nyolc napon belül lehet fellebbezni, majd a tevékenység folytatásához új adószámot kell kikérnie ugyanannak a cégnek.

Fordított adózás esetében

Fordított adózás esetében a számlán nemcsak a kibocsátó, hanem a vevő adószámát is fel kell tüntetni. A Billzone.eu számlázó rendszer ellenőrzi a fordított adózás hatálya alá eső vevő adószámát. Ugyanis jó tudni, hogy a fordított adózás hatálya alá esnek azok, akik belföldön nyilvántartásba vett adóalanyok és adószámukban hátulról a harmadik számjegy 2, 3, 4 vagy 5. Fordított adózás csak ÁFA alanyok között jöhet létre. Nem adózhatnak fordítottan többek között az alanyi adómentes cégek és személyek, a magánszemélyek, és akiknek mezőgazdasági tevékenységet  (őstermelő) folytató adóalanyként különleges jogállása van (adószámukban hátulról a harmadik számjegy 1).

A Nemzeti Média- és Hírközlési Hatóság 2011. szeptember 27-én elfogadott EF/26838-11/2011 számú határozata szerint az elektronikus aláírás és az időbélyegzés szolgáltatáshoz használt jelenlegi kriptográfiai algoritmusokat 2012. január 1-jétől már nem használhatók.

Technikailag ez azt jelenti, hogy a tanúsítványkiállítók ettől az időponttól nem adhatnak ki 1024 bites RSA kulcsú tanúsítványt és SHA-1 helyett SHA-256 hash algoritmust kell használniuk.

Miért van erre szükség?

Az informatika és informatikai rendszerek folyamatosan változnak, fejlődnek. A fenti tanúsítványváltás egy technológiai váltást jelent, amely egy új és biztonságosabb algoritmuskészletet használ majd ezentúl.

Az Európai Telekommunikációs Szabványügyi Intézet (ETSI) ajánlásainak megfelelően a Magyarországon a 2001. évi XXXV. törvény (Az elektronikus aláírásról) 18.§-a alapján a Hatóságnak külön határozatban kell rendelkeznie az elektronikus aláírással kapcsolatos szolgáltatók biztonságos algoritmus használatáról.

A Billzone.eu online elektronikus számlázás szolgáltató tanúsítványát kibocsátja a  Microsec Zrt., akire vonatkozóan a Hatóság az EF/26838-10/2011 iktatószámú határozatában rendelkezik.

A határozat értelmében 2011. december 31-ét követően:

• 1024 bites RSA már nem használható csak nagyobb kulcsmérettel, például 2048 bites kulccsal.
• Az SHA-1 lenyomatképző függvény már nem használható, helyette más lenyomatképző függvényeket, például az SHA-256-ot kell használni.

Mit jelent az átállás a Billzone.eu felhasználók számára?

Elsősorban egy lényegesen megbízhatóbb elektronikus számlát, amelyen biztonságosabb elektronikus aláírás és időbélyegző tanúsítvány található.

1. Számlakiállítók és befogadók számára – akik a Billzone.eu online számlázó rendszer által kiállított elektronikus számlák hitelességét szeretnék ellenőrizni – mind kiállítói, mind befogadói oldalon – azoknak az Adobe Acrobat Readerben a „Megbízható azonosítók kezelése…” beállításoknál a beállítási lépéseket újra meg kell ismételni az új szolgáltatói tanúsítványokkal ahhoz, hogy ismét érvényesnek látszódjanak a PDF dokumentumok.

A beállítással kapcsolatos letölthető tájékoztató dokumentumaink:

1. N-Ware Kft. tanúsítványcseréjével kapcsolatos beállítási teendők
2. A Billzone.eu rendszerrel 2012. február 18-a előtt kiállított (régi tanúsítvánnyal aláírt) elektronikus számlák ellenőrzése Adobe Acrobat Reader programmal.
3. A Billzone.eu rendszerrel 2012. február 18-a után kiállított (az új tanúsítvánnyal aláírt) elektronikus számlák ellenőrzése Adobe Acrobat Reader programmal.

FONTOS: Javasoljuk, hogy a zökkenőmentes átállás érdekében tájékoztassák ezen változásról ügyfeleiket, partnereiket is, hogy a szükséges beállításokat Ők is időben el tudják végezni.

2. Billgate Interfész használók számára - Az új tanúsítvány a számlakiállítási folyamatban nem okoz semmiféle változást. Azonban az interfészt használó ügyfeleink részére a tanúsítványváltás előtt lehetőséget biztosítunk a sandboxon (tesztrendszer) az új tanúsítványok működésének tesztelésére 2012.02.17-ig. Fontos tudnivaló, hogy a sandbox tesztrendszerben ugyan az új tanúsítvány fog működni, ennek ellenére továbbra is csak tesztszámlák állíthatók ki.

Végleges átállás

2012. február 18-től az éles rendszeren már minden új elektronikus számla az új tanúsítvánnyal lesz aláírva. 

Köszönjük türelmüket és megértésüket a tanúsítványcserével kapcsolatban, amely során egy biztonságosabb szolgáltatást tudunk nyújtani Önöknek!

Ezúton kívánjuk minden kedves érdeklődővel megosztani az előadásanyagot (képre kattintva elérhető):

]]> http://billzonehu.wordpress.com/2012/02/02/elektronikus-szamlazas-konferencia-2012-docuworld/feed/ 0 billzone Billzone-eloadasanyag_Elektronikus-szamlazas-2012 http://billzonehu.wordpress.com/2012/01/24/hogyan-szamlazzunk-2012-ben/ http://billzonehu.wordpress.com/2012/01/24/hogyan-szamlazzunk-2012-ben/#comments Tue, 24 Jan 2012 10:34:33 +0000 billzone http://billzonehu.wordpress.com/?p=1256 Folytatás →]]> A tavalyi “Hogyan számlázzunk 2011-ben?” cikkünknek megfelelően idén is összeszedtük pár pontban a lényeges változásokat a számlázás terén.

1. Általános ÁFA kulcs: 27%

2012. január 1-jével az ÁFA törvény 82.§ pontja szerint az általános ÁFA kulcs: 27%. Erről a témáról bővebben az Útmutató a 27 százalékos ÁFA bevezetéséhez a Billzone.eu rendszeren keresztül című cikkünkben írtunk, kitérve az ÁFA törvény átmeneti rendelkezéseire is (ÁFA törvény 269-275.§.)

2.Számlakibocsátási kötelezettség változás:

ÁFA törvény 159.§. (2). c-d pontja szerint az adóalany köteles abban az esetben is belföldön számlát kiállítani a belföldön kívül teljesített termékértékesítésről vagy szolgáltatás nyújtásról, ha máshol is letelepedettnek számít ugyan, de az ügylet teljesítésével legközvetlenebbül a belföldi székhelye vagy állandó telephelye érintett.

Eddig erre csak akkor volt kötelezett, ha kizárólag belföldön volt letelepedett.

3. Adó alapjának utólagos csökkenésekor szükséges számlakorrekció:

Az ÁFA törvény 77.§-a alapján minden olyan esetben, amikor a fizetendő adó nem az adóalap csökkenése miatt csökken, akkor a korrekciós számla kibocsátójának a változást nem kell önellenőrzéssel rendeznie, hanem elegendő az aktuális adóbevallásában korrigálnia.

4. Termékdíjjal kapcsolatos számlázási szabályok:

A 343/2011 (XII. 29.) A környezetvédelmi termékdíjról szóló 2011. évi LXXXV. törvény végrehajtásáról szóló Korm. rendelet alapján 2012. január 1-jétől a törvényben előírt esetek szerinti záradékokat kell a számlán feltüntetni.

5. Elektronikus számlára vonatkozó szabálymódosítás:

Az elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott (PKI) elektronikus számla kibocsátásához is szükséges a számlabefogadó előzetes beleegyezése az ÁFA törvény 175.§  (3) bekezdése alapján. Ettől akkor lehet eltérni, ha jogszabály kötelező jelleggel írja elő az elektronikus számlázást.

Eddig csupán az EDI rendszerben résztvevőknek (számlakibocsátó és befogadó) előzetes írásbeli megállapodását írta elő a törvény. Most a PKI rendszer keretében előállított elektronikus számla kibocsátásához is a befogadó előzetes beleegyezése szükséges. Jó tudni: A jogszabály nem részletezi, hogy ennek milyen formában kell megtörténnie, tehát ez lehet akár előzetes szóbeli megegyezés vagy ráutaló magatartás, azaz a számla befogadása és kifizetése is.

Ezzel egyúttal a jogalkotó eleget tett a legkésőbb 2013. január elsején hatályba lépő 2010/45/EU direktíva 232. cikkelyében foglaltaknak, miszerint az “Elektronikus számla alkalmazásához a számlabefogadó beleegyezése szükséges“. A direktíva tulajdonképpen nem az e-számla befogadásának szempontjából várja el a felek közötti megegyezést, hanem az e-számla formátumát tekintve vár el egyeztetést a partnerek között. Azaz tájékoztatást arról, hogy milyen formátumban és milyen csatolmánnyal történik az e-számla kibocsátása, azt hogyan tudja befogadó megnyitni és kezelni. Feltételezhető, hogy az  ÁFA törvény 175.§  (3) bekezdésének módosítása szintén ezt szeretné tükröztetni.

Kedves Felhasználóink!

Tájékoztatjuk Önöket, hogy az Ünnepekre való tekintettel szolgáltatásaink az alábbiak szerint lesznek elérhetők idén decemberben:

• A Billzone.eu számlázó rendszer folyamatosan, az ünnepek alatt is felhasználóink rendelkezésére áll, így a számlakiállítás zavartalanul igénybevehető ezen időszak alatt is.
• Szerződéskötés és cégaktiválás: A szerződések postázása, illetve a regisztrált vállalkozások aktiválása a rendszerben a 2011. december 22. és  2012. január 2. között szünetel. Az adminisztratív ügyek intézése 2012. januárjában kezdődik újra.
• Számlatömb vásárlás és jóváírás: Mivel az ügyintézés az ünnepek alatt szünetel, ezért ezért a fent említett időszakban (2011. december 23. és 2012. január 2. között) sajnos nem áll módunkban a számlatömbök jóváírása, vásárlások kezelése. Az ezen idő alatt beérkezett kérések illetve vásárlási tranzakciók ügyintézését 2012. januárjában kezdik meg újra munkatársaink.
• Telefonos ügyfélszolgálatunk: 2011. december 24. és 2012. január 2. között nem lesz elérhető. Halaszthatatlan ügyben, kérjük, vegye fel a kapcsolatot online ügyfélszolgálatunkkal.
• Online ügyfélszolgálatunk, amelyet e-mail-ben érhetnek el: a 2011. december 24. és 2012. január 2. közötti időszakban csak a kritikus problémákra tud válaszolni. A beérkező leveleket rendszerünk fogadja és amennyiben a jelzett probléma nem kritikus, úgy a megkeresésekre 2012. januárjában tudunk reagálni.

Köszönjük egész éves bizalmukat, továbbá minden kedves felhasználónknak kívánunk kellemes karácsonyi ünnepeket és eredményekben gazdag 2012-es évet!

A Billzone.eu számlázó program a számlák teljesítési idő dátumát figyeli, az a  2011.12.31-ig szóló teljesítésű számlákon alapértelmezettként 25%-os ÁFA jelenik meg. 2012. január 1-je utáni teljesítésű számlákon alapértelmezettként 27%-os ÁFA tartalom fog megjelenni.

A 27%-os ÁFA hatályba lépése után (2012.01.01.) a számlázó továbbra is lehetőséget nyújt a 25%-os ÁFA használatára (2012. február 15-ig) az alábbiakban felsorolt egyes esetek kezelésére.

ÚTMUTATÓ AZ ÁFA MÉRTÉK VÁLTOZÁS SZÁMLÁZÁST ÉRINTŐ ESETEIHEZ:

Az ÁFA törvény (2007. évi CXXVII tv.) 82.§. (1) bekezdése szerint 2012. január elsejével az általános forgalmi adó mértéke az adó alapjának 27 százaléka.

Ez azt jelenti, hogy a 2011. december 31-ig kiállított és 2011. december 31-ig lezárult teljesítésről szóló számlákon az ÁFA minden esetben 25%.

A 2012.01.01-jétől az ÁFA törvény módosítása alapján az általános ÁFA kulcs 27%, így minden olyan esetben, amelyet nem említ külön kivételezettnek a törvény, 27 százalékos ÁFA-t kell alkalmazni a számlákon.

FŐSZABÁLY: Az ÁFA törvény 84. §.-a szerint „a fizetendő adó megállapítására a teljesítéskor érvényes adómértéket kell alkalmazni”. Előfordulhat tehát olyan eset, miszerint a számla már a megemelkedett ÁFA (27%) hatályba lépése után kerül kiállításra, de a teljesítés még az alacsonyabb százalékú ÁFA (25%) idején történt meg, akkor az ÁFA tartalom a teljesítés dátumához igazodik.

Az ÁFA törvény az ÁFA mérték változásával összefüggésben ÁTMENETI RENDELKEZÉSEKET állapít meg (269-275.§):

• Előleg számlázása – ÁFA törvény 275. § (1):

A 27%-os ÁFA-t először akkor kell alkalmazni, amikor az előleg jóváírása, kézhezvétele 2012. január 1. napjára esik, vagy azt követi.

JÓ TUDNI: Előleg számlán 2011.12.31-ig 25%-os ÁFA-t kell szerepeltetni, majd a 2012. január 1-je utáni végszámlán az előlegnek még ismét 25%-osnak kell lennie, de a hátralékos összegnek már 27%-osan kell szerepelnie.

• Határozott elszámolású ügyletek számlázása:

Az ÁFA törvény 58 §. paragrafusa rendelkezik a határozott elszámolású ügyletekről. Az említett paragrafus szerint, ha a felek határozott időre szóló elszámolásban állapodnak meg, akkor a teljesítés az ellenérték megtérítésének esedékessége. A köznyelv ezt nevezi folyamatos teljesítésű számlázásnak, amikor is a teljesítés dátuma és a fizetési határidő megegyezik.

ÁFA tv. 58.§.

Ebben az esetben az ÁFA törvény szerinti teljesítés (számlán szereplő) eltér a gazdasági tevékenység tényleges teljesülésétől, a számvitel szerinti teljesítéstől.

a) A számvitel szerinti teljesítés 2011. december 31-ig befejeződik (ÁFA tv. Átmeneti rendelkezések 275. § (3):

Abban az esetben, amikor számlázáskor a teljesítés időpontját az ÁFA törvény 58. §-a szerint kell megállapítani – azaz a folyamatos teljesítés következtében a teljesítés dátuma és a fizetési határidő megegyezik –, amely 2012. január 1-je utáni, UGYANAKKOR  a gazdasági tevékenység tényleges teljesítése 2011. december 31-ig lezárul, AKKOR AZ ÁFA MÉRTÉK VÁLTOZÁSÁRA TEKINTETTEL a számlán 25%-os ÁFA-t kell használni.

ÁFA tv. 275.§. (3)

b) A számvitel szerinti teljesítés 2011. december 31. előtt kezdődik és 2012. január 1-je után fejeződik be (ÁFA tv. Átmeneti rendelkezések 275. § (4):

Abban az esetben, amikor számlázáskor a teljesítés időpontját az ÁFA törvény 58. §-a szerint kell megállapítani – azaz a folyamatos teljesítés következtében a teljesítés dátuma és a fizetési határidő megegyezik –, amely 2012. január 1-je utáni, UGYANAKKOR a gazdasági tevékenység tényleges teljesítése 2011. december 31. előtt kezdődött és 2012. január 1. napján vagy azt követően fejeződik be, AKKOR AZ ÁFA MÉRTÉK VÁLTOZÁSÁRA TEKINTETTEL a számlán a teljesítés szerint IDŐARÁNYOSAN 25% és 27%-os áfát kell feltűntetni.

A gyakorlatban ez úgy néz ki, hogy a számlán két tételként fog szerepelni, külön  tételként a 25%-os és külön a 27%-os áfatartalommal rendelkező tétel.

ÁFA tv. 275.§. (4)

FONTOS: Jelen cikk az ÁFA törvény vonatkozó pontjainak hatályba lépése előtt keletkezett, így előfordulhat, hogy a hatályba lépett törvény vagy annak végrehajtási rendeletei időközben módosításra kerülnek és az itt tárgyaltaktól eltérő eljárást tartalmaznak majd.

Bizonyos gazdasági eseményeket: bevételek, kiadások, előlegfizetés, stb. számviteli bizonylatokkal kell alátámasztani. A bizonylatban szereplő adatoknak mind alakilag, mind tartalmilag hitelesnek és megbízhatónak kell lenniük.

1. BIZONYLAT, SZÁMLA ÉS NYUGTA FOGALMA

A. Bizonylat

A Számviteli törvény (2000. évi C. tv) 166. §-a alapján bizonylat minden olyan a gazdálkodó által kiállított, készített okmány, amelyet a gazdasági esemény számviteli nyilvántartására készítettek és annak meglétét hitelt érdemlően bizonyították.

Bizonylat például: pénztárbizonylat; átutalási megbízás; leltárösszesítő; időszaki pénztárjelentés; értékpapír; üzembehelyezési okmány; furvarlevél; megrendelés; visszaigazolás; bérszámolás és adóelszámolás bizonylatai; beszedési megbízás; csekk, számla, nyugta.

B. Számla

A számla olyan papíralapú vagy elektronikus úton kibocsátott bizonylat, amelyet termék értékesítésekor vagy szolgáltatás teljesítésekor állítanak ki. Számla továbbá minden olyan okirat, amely megfelel az Áfa törvény X. fejezetében meghatározott feltételeknek.

C. Nyugta

A mindennapi szóhasználatban gyakran keveredik a számla és a nyugta fogalma. Míg a számla az ügylet teljesítésére vonatkozik, addig a nyugta az ellenérték átvételét igazolja. Abban az esetben, ha az adóalany az Áfa törvény 165. § (1) bekezdésének b) pontja szerint mentesül a számlakibocsátási kötelezettség alól, akkor köteles a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője részére nyugta kibocsátásáról gondoskodni.

2. MIKOR KELL SZÁMLÁT KIÁLLÍTANI?

Számlát abban az esetben kell kiállítani, amikor az adóalany adóköteles tevékenységet folytat és a gazdasági esemény számlakibocsátási kötelezettség alá tartozik. A számlakibocsátási kötelezettségről az Áfa törvény 159. §. rendelkezik, amely alapján kivonatolva a következőkről kell számlát kiállítani:

a) ellenérték fejében történő termékértékesítés / szolgáltatásnyújtás esetében,

b) másik adóalany vagy nem adóalany jogi személy előleg fizetése esetén,

c) az előző ponttól eltérő személy vagy szervezet előleg fizetése esetén ÉS a befogadó számlát kér

d) ha az adóalany belföldön kívül: Közösség területén vagy harmadik államban teljesít termékértékesítést / szolgáltatásnyújtást, DE csak belföldön rendelkezik székhellyel vagy állandó telephellyel.

Az áfa törvény 165.§-a rendelkezik a számlakiállítási kötelezettség mentesülése alól:

a) ha a termékértékesítése / szolgáltatásnyújtása az áfa törvény 85. § (1) és 86. § (1) bekezdése szerint mentes az adó alól, DE gondoskodni kell az ügylet teljesítését tanúsító okirat kibocsátásáról (amely a Számviteli törvény szerint számviteli bizonylatnak minősül)

b) nem adóalany és nem jogi személy a teljesítéssel egyidejűleg az ellenérték adót is tartalmazó összegét készpénzzel vagy készpénzt helyettesítő eszközzel megtéríti, ÉS számlát nem kér. A nyugtakibocsátás kötelező.

Jó tudni: A számla kibocsátási kötelezettség független az áfa alanyiságtól, tehát aki alanyi mentességet választ (azaz éves áfa bevétele nem haladja meg az 5 millió forintot) és valamilyen szolgáltatást nyújt vagy terméket értékesít, az is köteles számlát készíteni.

Jó tudni: 2011-ben változott a magánszemély ingatlan bérbeadására vonatkozó szabályozás, amelyről részletesen a NAV vonatkozó Információs füzetében lehet olvasni.

3. MEDDIG KELL SZÁMLÁT KIÁLLÍTANI?

A számviteli bizonylatot a gazdasági művelet, esemény megtörténtének, illetve végrehajtásának időpontjában, időszakában kell kiállítani. Az áfa törvény 163. §. alapján az adóalany a számla kibocsátásáról legkésőbb a teljesítésig köteles gondoskodni, de legfeljebb az attól számított ésszerű határidőn belül. Előleg fizetése esetében a kézhezvételekor, jóváírásakor, továbbá ha a számla áthárított adót tartalmaz, akkor a teljesítéstől (előleg kézhezvételétől) számított 15 napon belül.

Jó tudni: Ha az adóalany a teljesítés napján egyidejűleg vagy a rá vonatkozó adómegállapítási időszakban ugyanannak a szervezetnek több ügyletet teljesít, amelyet számlázni kíván a részére, akkor azokról gyűjtőszámlát bocsáthat ki az áfa törvény 164.§-ban meghatározott feltételek szerint.

4. MILYEN NYELVEN LEHET SZÁMLÁT KIÁLLÍTANI?

A bizonylatot magyar nyelven kell kiállítani, de az adatok más nyelven is feltüntethetőek. Idegen nyelven kiállított illetve befogadott bizonylatokon az adatokat, megjelöléseket magyarul is fel kell tüntetni, ugyanis számla esetében az adóigazgatási eljárás keretében lefolytatott ellenőrzés során a számla kibocsátójától megkövetelhető, hogy saját költségére gondoskodjon a hiteles magyar nyelvű fordításról feltéve, hogy az ellenőrzéshez szükséges tényállás tisztázása másként nem lehetséges.

Kétnyelvű deviza számlák kiállításáról bővebben a „Hogyan állítsunk ki export deviza számlát?” cikkünkben lehet olvasni.

 5. MILYEN KÖTELEZŐ ADATTARTALOMMAL KELL A SZÁMLÁT KIÁLLÍTANI?

A számla, egyszerűsített számla és elektronikus számla kötelező tartalmi elemeiről az Áfa törvény 169.§-a rendelkezik. A rendelet tételesen felsorolja, melyek azok az adatok, amelyeknek szerepelniük kell a számlán:

• számlára vonatkozóan: kibocsátásának kelte, sorszáma;
• eladóra és vevőre vonatkozóan: neve, címe, adószáma;
• termék: megnevezése, mennyisége;
• teljesítés: időpontja;
• adóra vonatkozóan: adó alapja, mértéke (áfa kulcs), áthárított adó (áfa) összege;
• árengedmény (ha van és azt az egységár nem tartalmazza);
• adómentesség feltüntetése;
• a törvényben meghatározott termék értékesítése / szolgáltatás nyújtása esetében a számlán egyértelmű utalás, hogy a vonatkozó különös szabályokat alkalmazták;
• pénzügyi képviselő alkalmazása esetében a pénzügyi képviselő neve, címe, adószáma.

 Jó tudni: A bizonylat szerkesztésekor minden esetben a világosság elvét kell szem előtt tartani.

6. KI ÁLLÍTHAT KI SZÁMLÁT?

Az általános szabály az, hogy számlát az köteles kiállítani, aki az általános forgalmi adónak alanya, azaz a termék értékesítője vagy szolgáltatás nyújtója. Az Áfa törvény 160-162.§-a alapján számlát kiállíthat a kötelezett saját maga és a kötelezett megbízása alapján és képviseletében az általa választott meghatalmazott.

Külön cikkünkben olvashat arról, hogyan történik a  Billzone.eu meghatalmazása számlakiállításra.

Az általános szabály az, hogy számlát az köteles kiállítani, aki az általános forgalmi adónak alanya, azaz a termék értékesítője vagy szolgáltatás nyújtója.

Jó tudni: Áfa alanyok lekérdezésére, ellenőrzésére a NAV vonatkozó oldalán van lehetőség. Nemcsak számlabefogadóként, hanem kiállítóként is hasznos ellenőrizni partnerünk adatait, ugyanis az egyetemleges felelősség értelmében mindig a lehető legtöbb adatot tudnunk kell a másik félről.

KI ÁLLÍTHAT KI SZÁMLÁT?

Az Áfa törvény 160-162.§-a alapján:
a)    a kötelezett saját maga,
b)    kötelezett megbízása alapján és képviseletében az általa választott meghatalmazott.

Meghatalmazás feltételei:

• Meghatalmazottként akár a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője, akár harmadik személy is eljárhat.
• Kötelezettnek és meghatalmazottjának előzetesen és írásban meg kell állapodnia egymással a számlakibocsátás elfogadásának feltételeiről és módjáról.
• A meghatalmazást írásba kell foglalni.
• A meghatalmazás szólhat egy ügylethez vagy lehet általános érvényű, folyamatos teljesítésű.
• Egy ügylethez kizárólag csak egy meghatalmazott bízható meg.
• A meghatalmazás korlátozható, ezt a meghatalmazásnak tartalmaznia kell.
• Ha egy személy, szervezet egyidejűleg több meghatalmazótól kap meghatalmazást számlakibocsátásra, akkor köteles megbízásonkénti elkülönített nyilvántartást vezetni a megbízásairól.
• FONTOS: elektronikus számla esetében a 24/1995. (XI. 22.) PM rendelet 1/I.§ (1)-(2) alapján a számlakibocsátásra kötelezett és meghatalmazottja köteles előzetesen és írásban megállapodni az ALKALMAZOTT SZÁMLA SORSZÁMTARTOMÁNYRÓL, amelyet a megbízó is köteles nyilvántartásában rögzíteni!

Jó tudni: A számlakiállítási megbízásról és meghatalmazásról szóló Áfa törvény 160. és 162. §-ban nem szabályozott kérdéseiben a Ptk. rendelkezéseit kell alkalmazni.

Billzone.eu meghatalmazása számlakiállításra:

A Billzone.eu online számlázó rendszer használata során a Billzone.eu üzemeltetője, az N-Ware Kft. állítja ki a számlákat. Amennyiben a Billzone.eu számlázót választja:

1. Az Ön cége egy internetes számítástechnikai rendszeren keresztül (Billzone.eu oldalán) megbízza a Billzone.eu szolgáltatóját, azaz az N-Ware Kft.-t a számlakiállítással.
2. A regisztrációs folyamat első lépésénél lehetőség van az Általános Szerződési Feltételek elolvasására (majd regisztrált felhasználóként bármikor megteheti ugyanezt belépés után). Amennyiben nem ért egyet az ÁSZF bármely pontjával, akkor megszakíthatja a regisztrációt.
3. A Billzone.eu szolgáltatója (N-Ware Kft.) elkészíti az Ön által megadott adatok alapján és kipostázza az Ön részére a számlakiállítás meghatalmazásról szóló előzetes, írásbeli szerződést, megállapodást.
4. A szerződést mindkét félnek alá kell írnia.
5. A szerződés értelmében a számlakibocsátó az Ön cége lesz, a számlakiállító pedig a Billzone.eu.
6. Mivel a Billzone.eu egyszerre több kötelezettnek meghatalmazottjaként jár el, ezért a törvényben előírtak szerint megbízónként elkülönített nyilvántartást vezet. Ennek egyrészt úgy tesz eleget, hogy a megbízók adatait – ”A személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról” szóló törvényben előírtak szerint és az Adatkezelési nyilatkozatban leírtak alapján – elektronikus adatbázisban tárolja a kiállított számlákkal együtt. Másrészt a megbízó és a Billzone.eu szolgáltatója (N-Ware Kft.) által aláírt papíralapú szerződéseket bizalmasan és nyilvántartás vezetésével archiválja.
7. A vonatkozó PM rendelet szerint meghatalmazónak és meghatalmazottnak előzetesen és írásban meg kell egyezniük az alkalmazni kívánt számla sorszámtartományról, ezért a Billzone.eu rendszerben történő számlatömb felviteli mező alatt a felhasználónak ki kell pipálnia (azaz elfogadnia) a következő szövegezést: „Ezúton elfogadja, hogy a fenti adatok mentése az Ön és a Billzone.eu (N-Ware Kft.) között meglévő írásos szerződés hivatalos kiegészítésének minősül, miszerint Ön, mint a számlakibocsátásra kötelezett, és a Billzone.eu megállapodnak a számla előállítása során alkalmazott újabb sorszámtartományról (XXXXXX)*, amelyet Ön, mint a számlakibocsátásra kötelezett, szintén köteles nyilvántartásában rögzíteni.” (*Az XXXXXX helyén az éppen aktuális sorszámtartomány jelenik meg).
8. A Billzone.eu által kiállított számlaképeken automatikusan megjelenik a Billzone.eu, mint a számla kiállítója. Ezenfelül a számlát kibocsátó cég – aki a termék értékesítője vagy szolgáltatás nyújtója – nevében eljáró (számlát kitöltő) neve és email címe is látható a kiállított számlán.  A rendszerben opcionális, hogy a számlaképen a teljes név és postafiók elérhetőség vagy egy alternatív név kerüljön megjelölésre (pl. monogram, ügyintéző1, IC, stb.)

Billzone.eu számlakiállító

Jó tudni: hogy a számlakibocsátáshoz fűződő, jogszabályban meghatározott kötelezettségek teljesítéséért a kötelezettel együtt a meghatalmazott egyetemlegesen felelős abban az esetben is, ha a felek az ezzel kapcsolatos megállapodásukban másként rendelkeztek.

A Billzone.eu használata az Ön cégének többlet védelmet nyújt, mivel a megbízott, azaz a Billzone.eu a törvény értelmében egyetemleges felelősséggel tartozik azért, hogy e-számlái megfelelő formátumúak legyenek, továbbá feltünteti minden egyes számlaképén a törvényi megfelelési nyilatkozatát. Az egyetemleges felelősség érdekében a számlakibocsátó cég nevében eljáró személy azonosítása mindig megtörténik a Billzone.eu rendszerben.

Amennyiben egy dokumentumot elektronikus aláírással látunk el,  az egyenértékű a kézzel írott-, vagy közjegyző előtt tett aláírással. Az elektronikus dokumentum és az elektronikus aláírás elválaszthatatlanok egymástól. Elektronikus aláírással bármilyen dokumentumot alá lehet írni, amelyet számítástechnikai úton állítottak elő. Azaz nemcsak írott szöveget, hanem akár képfájlt (.jpg), hangfájlt (.mp3) vagy akár szoftvereket is. Ennek megfelelően több fajta elektronikus iratot különböztetünk meg.

Az elektronikus dokumentum fajtái egyrészt a hitelesítés módjától, másrészt pedig joghatásbeli szerepükben különböznek. Ebből következően különböző a hétköznapi életben való felhasználásuk is, amelyeket az alábbiakban mutatunk be:

Elektronikus dokumentum fajtái

1. Elektronikus dokumentum:

Az elektronikus dokumentum fogalma magában foglalja az elektronikus iratot és okiratot, az elektronikus irat pedig az elektronikus okiratot.

Az elektronikus dokumentum a törvény megfogalmazása szerint olyan elektronikus eszköz útján értelmezhető adat, amely elektronikus aláírással van ellátva. Ez lehet szöveg, kép, hangfelvétel, tervrajz, digitális fénykép, film stb. A dokumentum fogalmába tehát beleértünk bármely fajta elektronikus eszköz útján érzékelhető adatot feltéve, hogy azt hitelesített elektronikus aláírással látták el. A lényeg minden esetben az, hogy sokféle fájltípustól és tartalomtól függetlenül megállapítható legyen: ki írta alá, ki hozta létre és hitelesíttette a dokumentumot. Az időbélyeg használatával pedig egyúttal a teljesítés ideje is ellenőrizhetővé válik.

Jó tudni: A digitális dokumentum és az elektronikus dokumentum között az a különbség, hogy előbbivel a technológiát jelöljük, míg utóbbi alatt az elektronikus aláírásról szóló törvényben meghatározott módon készült (minősített szolgáltató által kiállított megfelelő tanúsítvánnyal ellátott) digitális aláírással ellátott dokumentumot értjük. Azaz az utóbbi egy jogi fogalom, míg az előbbi egy technikai.

Felhasználása:

A hétköznapi életben főként szerződések teljesítésénél használják, annak szerves részeként szerepelhetnek kép és hangzófájlok (pl. tervrajzok, reklámdokumentációk, grafikonok).

 1.1. Elektronikus irat

Az elektronikus iratok az elektronikus dokumentumoknak egy olyan csoportját alkotják, amelynek alapvető funkciója, hogy betűkkel szöveget közöljenek. A szövegen kívül kizárólag olyan egyéb adatokat foglal magába, amelyek a szöveggel szorosan összefüggenek, annak azonosítását, könnyebb megértését, illusztrálását szolgálják: pl. fejléc, logó, ábrák.

Az elektronikus irat jog általi elismerésének minimális követelménye a hitelesítés mellett, hogy a benne foglalt információk hozzáférhetők és későbbi hivatkozásra is alkalmasak legyenek. Továbbá a 114/2007. (XII.29.) GKM rendelet a digitális archiválás szabályairól részletesen szabályozza az elektronikus irat tárolásának előírásait.

 Felhasználása:

Elektronikus iratot használnak a gazdasági szereplők egymás között: pl. elektronikus számla, illetve az állampolgár és a közigazgatás viszonylatában találkozhatunk elektronikus irat alkalmazásával (pl.: elektronikus bevallás, E-BEV ). A bíróságokon egyre elterjedtebb az e-ügyintézés: elektronikus fizetési meghagyás, e-cégkivonat). Az államigazgatásban fontos szerepe lehet és a költségcsökkentés egyik formájaként jelenhet meg a minél szélesebb körben terjedő belső elektronikus ügyiratkezelés.

Jó tudni: Az elektronikus számla teljes mértékben ugyanolyan jogosítványokkal rendelkezik, mint a papír alapú számla. Azonban sokkal biztonságosabb, hiszen az elektronikus aláírás révén  utólag megmásíthatatlan, letagadhatatlan és az időpecsét végett pedig vitathatatlan, hogy a dokumentumot az időbélyegben szereplő időpontban írták alá, és azóta nem változhatott meg.

 1.1.1. Elektronikus okirat

Az elektronikus okirat, olyan elektronikus irat, amely nyilatkozattételt, annak elfogadását vagy nyilatkozat kötelezőnek elismerését foglalja magában.

 Felhasználása:

Az elektronikus okirat az okirati bizonyítási eszközök virtuális megfelelője, azaz mind tanúsító, rendelkező vagy beismerő okirat hitelesíthető elektronikus aláírással.

• Tanúsító okirat: múltban megtörtént eseményt tanúsít, tényt közöl: pl. képesítést tanúsító okirat.
• Rendelkező okirat: jogviszonyt keletkeztet, módosíthat, megszüntethet: pl. ingatlan adás-vételi szerződés. Nem lehet elektronikus okiratot használni családi jogviszonyokkal kapcsolatban keletkező okiratok esetében: pl. házassági anyakönyvi kivonat; végrendelet.
• Beismerő okirat: kiállítóval szemben fennálló követelést bizonyítja: pl. tartozáselismerő nyilatkozat.

Láthattuk, hogy bizonyos jognyilatkozatoknál továbbra is kizárt az elektronikus forma, de ezeket a kizárásokat csak törvény határozhatja meg. Az okiratok sok esetben bizonyítási eszközként kerülnek felhasználásra, pl. egy hatósági vagy bírósági eljárásban. Fontos tudni, hogy az egyszerű elektronikus dokumentumok tárgyi bizonyítási eszköznek, míg az elektronikus okirat teljes értékű okiratnak minősül, így az utóbbi erősebb bizonyítási eszköznek számít.

 Az elektronikus dokumentum előnye:

Az elektronikus dokumentumok használata és használatának terjedése két fő területen segíti elő a fejlődést: az egyik az elektronikus kereskedelem, a másik pedig az ügyfél-barát közigazgatás megteremtése. Mindkét terület kiemelkedő szerepet játszik az Európai Uniós jogharmonizáció útján.

Az Európai Unió 2010. december 2-án fogadta el Az elektronikus számlázás előnyeinek kiaknázása Európában című bizottsági közleményét, miszerint egységesítené az elektronikus számlázás szabályait a Közösségen belül. Hosszú távon az Unió mindenképpen az e-számlák széleskörű terjesztése mellett tette le voksát. Az egységes szabályozással megteremthető az elektronikus számlázás nagyarányú terjeszkedése, hiszen az Európai Unión belüli gazdasági szereplőknek nagyobb bizalmuk lesz egymás iránt, ha adminisztrációs dokumentumaik ellenőrizhető és hiteles formát kapnak, ezzel elősegítve a számlázó partnerek közötti minél gördülékenyebb tranzakciót.

Az elektronikus számlázás nemcsak a felesleges pazarlás és a környezettudatosság miatt fontos, hanem néhány éven belül az európai cégek versenyképességének egyik feltétele lesz.

Ezúton szeretnénk cikkünkkel segítséget nyújtani számlakibocsátó ügyfeleinknek és az ő számlabefogadóiknak, hogy Adobe Reader segítségével hogyan ellenőrizhető az elektronikus aláírás.

Miből áll az elektronikus aláírás ellenőrzése?

1. Meg kell bizonyosodni róla, hogy a számla és az elektronikus aláírás összetartozik-e? Azaz az aláírás valóban az aláíró tanúsítványához tartozik-e.

Amennyiben az aláírás az aláíró tanúsítványához tartozó magánkulccsal készült, abban az esetben az elektronikus aláírás létrehozásához a kiállító fél a saját, titkos kulcsát használja, a másik fél pedig a létrehozó nyilvános kulcsával ellenőrzi le a dokumentum hitelességét.

2. Ellenőrizni kell, hogy az elektronikus aláíráshoz tartozó tanúsítvány érvényes-e az aláírás pillanatában. Ehhez a következő lépéseket kell sorban végigjárnunk:

a./ elektronikus aláírás ellenőrző program letöltése:

Az elektronikus aláírás tanúsítványának ellenőrzéséhez aláírás-ellenőrző alkalmazásra van szükség, amit tartalmaz az Adobe Reader szoftver. Minimális követelmény az Adobe Reader 8.0. ingyenesen letölthető és használható program.

b./ tanúsítványok letöltése:

Az Adobe Reader program installálása mellett a szolgáltatói tanúsítványok telepítésére is szükség van, amelyek a Billzone.eu esetében a következők: elektronikus aláírás szolgáltatói tanúsítvány: https://srv.e-szigno.hu/menu/ACA3_2.crt, időbélyeg szolgáltatói tanúsítvány: https://srv.e-szigno.hu/menu/SCA.crt.

c./ tanúsítványok hitelesítése az Adobe Reader-ben:

További beállítások hiányában az Adobe Reader olvasónkkal megnyitott elektronikus dokumentum esetében az aláírás ellenőrzésekor a „Legalább egy aláírás hibás” felirat fog megjelenni.

Ennek csupán technikai okai vannak, ugyanis az Adobe Reader gyártója (Adobe Systems Incorporated) a magyar tanúsítványok nagy részét nem tette alapértelmezettként a programban szereplő „hiteles tanúsítványok” listájába. Ezért ezeket a tanúsítványokat külön-külön el kell fogadtatni a rendszerrel. Ez nem csupán a Billzone.eu által használt tanúsítványokra érvényes, hanem az állami szféráéban is igaz (lásd az elektronikus formátumú Magyar Közlöny esetében).

A tanúsítványok hitelesítését az Adobe Readerben mind a számlabefogadónak, mind a számlakibocsátónak el kell végeznie. A beállítások csupán az adott számítógépen futó programra érvényesek, azonban az említett lépéseket elég egyszer elvégezni egy számítógépen, ugyanis a továbbiakban megjegyzi a rendszer azokat. Tehát ez egy egyszeri beállítás, nem kell minden számlánál elvégezni.

Az Adobe Reader programban elvégzendő fent említett beállításokról (az elektronikus aláírás tanúsítványainak importálásáról és megbízhatóvá tételének lépéseiről) egy részletes leírást tartalmazó dokumentumot állítottuk össze, amely mindenki számára elérhető és letölthető: Billzone.eu elektronikus aláírás ellenőrzése Adobe Readerrel.  Az említett dokumentumot úgy állítottuk össze, hogy azt bárki követni tudja és nem szükséges hozzá semmilyen informatikai előképzettség. Az összes lépésnél ábrával illusztráltuk, hogy mit kell tennie a felhasználónak. Reméljük, hogy segítségére lesz minden ügyfelünknek és azok számlabefogadói számára egyaránt!

Ellenőrzött dokumentum

Amennyiben a beállításokat jól végeztük el, akkor a hiteles tanúsítványoknak megfelelően a digitális dokumentumon található elektronikus aláírás és időbélyeg az Acrobat Readerben is hitelesnek fog látszódni. A továbbiakban bármely Billzone.eu által kiállított dokumentum csak abban az esetben tekinthető hitelesnek, ha a program tetején lévő állapotsorban az „Aláírva, minden aláírás érvényes” szöveg látható.

Az aláírás részletes információkkal szolgáló ellenőrzését az aláíráspanelen tehetjük meg, a „Frissítés”,   majd „Aláírás-tulajdonságok megjelenítése” menüben. Itt lehet ellenőrizni, hogy az aláírás érvényes-e, ki az aláíró és megtekintheti az időbélyeg pontos dátumát.

Amennyiben a következő felugró ablakban ÉRVÉNYES aláírással találkozunk és az aláíró azonosítható, akkor biztosak lehetünk benne, hogy hiteles elektronikus dokumentumot kaptunk.

Azt gondoljuk, hogy az elektronikus dokumentumok, ezen belül is az e-számlák minél szélesebb körben történő elterjedésének egyik előfeltétele, hogy a számlabefogadók bizalmatlanságát teljes mértékben feloldjuk az elektronikus számlákkal szemben. Ennek egyik lépése lehet, hogy első számlánk kiküldése után felhívjuk partnerünk figyelmét, hol és hogyan tudja ellenőrizni a digitális dokumentum hitelességét és ehhez elküldjük részére a beállításokról szóló részletes tájékoztató anyagot: Billzone.eu elektronikus aláírás ellenőrzése Adobe Readerrel.

Jó tudni: Az elektronikusan aláírt számla rendelkezik egy csatolmánnyal, amely tartalmazza az elektronikus aláírást és időbélyeget tartalmazó algoritmikus feldolgozást elősegítő adatfájlt. Hatósági ellenőrzés során az említett fájlt kell a hatóság részére bemutatni.